Executive Assistant to CEO / Board (m/f/d)

Stuttgart, GER

Vollzeit

Festanstellung

Unsere Geschichte beginnt hier

Jede großartige Karriere fängt irgendwo an – und deine könnte hier beginnen. Wir sind ein Team, das an große Ideen, mutigen Schritte und die Menschen dahinter glaubt. Werde Teil einer spannenden Reise: sei dabei, wenn etwas Großes entsteht!

Warum du den Unterschied machst

Trusted Partner to Executive Leadership - In dieser Rolle bist du weit mehr als organisatorische Unterstützung:
Als Executive Assistant to the CEO / Board agierst du als vertrauensvolle Sparringspartner:in der obersten Führungsebene. Du steuerst komplexe Abläufe, priorisierst strategische Themen, bereitest Entscheidungen vor und stellst sicher, dass die Geschäftsleitung fokussiert, wirksam und jederzeit bestens vorbereitet agieren kann.

Deine Rolle auf einen Blick

Als unser Referent der Geschäftsführung Du übernimmst eine zentrale Rolle an der Seite der Geschäftsführung und verantwortest die inhaltliche Steuerung strategischer Themen.

Deine Aufgaben:

Enge, vertrauensbasierte Zusammenarbeit mit CEO und Board im operativen und strategischen Kontext
Vorbereitung, Koordination und Nachbereitung von Board‑Meetings, Executive Sessions, Investoren- und Beiratsmeetings und Workshops
Begleitung und Koordination von zentralen Initiativen und Sonderprojekten der Geschäftsleitung (z.B. M&A-Integrationsprojekte)
Erstellung hochwertiger Entscheidungsunterlagen, Präsentationen, Reportings und Management‑Briefings
Proaktive Steuerung von Prioritäten, Kalendern und Entscheidungsprozessen auf C‑Level‑Ebene
Professionelles Stakeholder‑Management mit internen Führungskräften/Schnittstellen sowie externen Partner:innen
Verlässliche Sicherstellung von Vertraulichkeit, Informationsfluss und exzellenter Kommunikation
Unterstützung interner Formate wie z.B.Board Meetings, Townhallmeetings, etc.

Dein Know-how und deine Stärken

Wir suchen jemanden, der Folgendes mitbringt:

Du hast ein abgeschlossenes Hochschulstudium, z.B. in Wirtschaftswissenschaften, BWL, Wirtschaftsingenieurwesen oder einem vergleichbaren Bereich bzw. eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit entsprechender Weiterbildung...
Mehrjährige relevante Erfahrung als Management Assistant oder vergleichbare Rolle, idealerweise im internationalen IT- oder Consultingumfeld
Sehr hohe Diskretion, Integrität und persönliche Reife
Souveränes Auftreten auf Top‑Management‑Ebene, verbunden mit klarer Kommunikation und Durchsetzungsstärke
Strukturierte, vorausschauende und lösungsorientierte Arbeitsweise – auch unter hoher Komplexität
Hervorragende Kenntnisse in MS Office 365 sowie Umgang mit KI und neuen Tools
Verhandlungssicheres Deutsch und Englisch in Wort und Schrift
Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen sowie ausgeprägte Planungs‑ und Organisationsfähigkeiten.

Noch wichtiger: jemanden der neugierig, motiviert und bereit ist, mit uns zu wachsen!

Unser Versprechen an dich

Unsere CORE Values verbinden unsere vielfältigen kulturellen Hintergründe und Produkte – und zeigen vor allem, wie wir in unsere Menschen investieren. Bei Onventis erwartet dich eine leistungsorientierte Kultur, in der deine Erfolge gesehen, deine Ziele priorisiert und deine Karriere beschleunigt werden. Wir schätzen unterschiedliche Perspektiven und engagieren uns für den Aufbau von Teams, in denen sich jeder willkommen fühlt.

Wir bieten dir mehr als nur einen Job und zeigen das mit echten Benefits:

Flexibilität: Hybrides Arbeitsmodell mit modernen Tools und Equipment
Mobilität: Kostenloses Parken, Jobticket, JobRad-Leasing
Gesundheit & Wohlbefinden: Urban Sports Mitgliedschaft, frisches Obst, Getränke und Essenszuschüsse
Karriere & Entwicklung: Strukturiertes Onboarding, Trainingsprogramme sowie Leadership- & Sprachkurse
Kultur: Freundschaftlicher Teamspirit, klare Strukturen, regelmäßige Team-Events & Company Gatherings
Vergütung &Extras: Attraktives Gehaltspaket, betriebliche Altersvorsorge, dazu Rabatte, Empfehlungsprämien & die Möglichkeit für ein Sabbatical

Neugierig auf unsere Abteilungen, den Bewerbungsprozess oder häufige Fragen?
Alles, was du brauchst, findest du auf unserer Karriereseite.

Über uns

Onventis ist die europäische Source-to-Pay-Intelligence. Seit über 25 Jahren unterstützt Onventis an sechs Standorten insbesondere mittelständische Organisationen dabei, Einkaufs- und Finanzprozesse souveräner zu gestalten. Onventis verbindet über sein modulares SaaS-Produktportfolio einen durchgängigen Source-to-Pay-Prozess mit einem europäischen Betriebsmodell in einem abgeschirmten Datenraum. Einkaufs- und Finanzabteilungen behalten so die volle Kontrolle über Daten, Kosten und Prozesse im Einklang mit Richtlinien und gesetzlichen Vorgaben. Die agentenbasierte KI-Plattform Onventis Onix unterstützt den effizienten und nachvollziehbaren Einsatz von KI entlang des gesamten Beschaffungsprozesses. Heute wickeln ca. 1,2 Mio. Anwender aus über 1.000 Unternehmen mit 4,5 Mio. Lieferanten ein jährliches Transaktionsvolumen von 40 Milliarden Euro über das Onventis Netzwerk ab.